Tout commence par de l’organisation, de la réglementation pour toujours plus de sécurité et de sérénité pour vos évènements et autre voyage d’entreprise !

En France, la vente de voyages, de séjours, prestations événementielles packagées (voir ci-dessous) incluant un service voyage est une activité réglementée par le Code du Tourisme et encadrée par les pouvoirs publics.

Vérifiez avec le plus grand soin que le prestataire auquel vous vous adressez est bien immatriculé.

Si vous rencontrez quelques difficultés avant ou pendant la ou les prestations vendues et que votre opérateur de voyage, au sens large … n’est pas immatriculé, vous n’aurez aucun recours possible, ce qui est souvent synonyme d’argent perdu, et pas seulement.

Cette mise en garde vous aidera, nous le souhaitons, à faire les bons choix !

Exemple :

De très nombreuses entreprises font appel à un professionnel du voyage (agence de voyages traditionnelles ou bien sur internet) ou agence événementielle pour des prestations packagées : Voyage / Week-end incentive, séminaire d’entreprises  etc … pour préparer leurs projets. Sachez qu’un opérateur de voyages en France ne peut exercer son activité si il ne dispose pas d’une immatriculation délivrée par l’administration (Atout France) et d’une assurance en responsabilité civile professionnelle.

En outre, la loi lui fait obligation de garantir la totalité des fonds déposés par ses clients. Pour cela, il doit obligatoirement souscrire, auprès d’une société  spécialisée, une garantie financière.

Faire appel à un opérateur immatriculé pour la mise en place de votre projet, c’est être sûr que le professionnel avec lequel vous traitez a tout simplement le droit d’exercer (et c’est plutôt important de s’en assurer avant de signer)

Soyez vigilant et assurez-vous que toutes ces données soient validées en amont, afin d’éviter de faire de votre évènement, voyages une problématique majeur avec des répercussions durables.

Le nouveau Code du tourisme, issu de la transposition de la directive sur les voyages à forfait et les prestations de voyage liées, est applicable à tous les nouveaux contrats à compter du 1 juillet 2018. Il introduit de nouvelles notions et d’obligations pour les agences de voyages et pas seulement, et apporte une meilleure protection au consommateur-voyageur-client particulier / entreprise.

Lorsque vous préparez un voyage, vous pouvez choisir de faire l’acquisition d’un «forfait touristique» ou d’acheter une prestation de voyage liée au sens large, ce qui est le cas également pour certaines prestations dites évènementielles.

C’est quoi un forfait touristique ?

C’est la combinaison d’au moins deux types différents de services de voyage dépassant 24 heures ou incluant une nuitée si ces services sont :

• soit combinés par un seul professionnel et avec conclusion d’un contrat unique ;
• soit achetés auprès d’un seul point de vente et choisis avant que le voyageur n’accepte de payer ;
• soit vendus à un prix tout compris ;
• soit annoncés sous la dénomination de «  forfait  » ou une dénomination similaire ;
• soit combinés après la conclusion d’un contrat avec possibilité pour le voyageur de choisir parmi une sélection de différents types de services de voyage ;
• soit achetés auprès de différents professionnels grâce à des procédures de réservation en ligne liées.

C’est quoi l’Immatriculation ?

Les opérateurs de voyage (agences de voyages, agences événementielles proposant des packages incluant un service voyage, tour-opérateurs, offices de tourisme, certains hôtels) sont tenus d’être immatriculés sur un registre public. L’immatriculation doit être renouvelée tous les 3 ans.

La demande d’immatriculation est payante et doit être faite auprès d’Atout France.

Lorsque la demande d’immatriculation est faite par une personne physique, elle doit indiquer :

• l’état civil ;
• la profession et le domicile du demandeur ;
• l’adresse du siège social et des établissements secondaires.
• Dans le cas d’une personne morale, son représentant légal doit préciser notamment :
• la dénomination sociale ;
• la forme juridique ;
• le montant du capital social ;
• l’adresse du siège social.
• Le professionnel doit fournir une garantie financièreet une assurance de responsabilité civile professionnelle.

L’immatriculation est effectuée dans le mois suivant la délivrance du récépissé, remis lors de la réception de la demande, et fait l’objet d’une publicité sur le site d’Atout France.

La commission transmet un certificat d’immatriculation au professionnel comportant son numéro d’immatriculation. À défaut de décision, l’immatriculation est considérée comme acceptée.

Le professionnel doit obligatoirement mentionner son immatriculation dans l’enseigne et les documents commerciaux ou publicitaires.

Dans le cas où un opérateur ne remplit plus les conditions demandées pour l’immatriculation, il est radié du registre.

C’est quoi la Garantie financière ?

La garantie financière délivrée par un seul garant est destinée à :

• rembourser les fonds déposés par les clients au titre des forfaits et prestations touristiques et évènementielles packagées
• couvrir les frais de rapatriement éventuel des voyageurs / participants / invités, en cas de défaillance de l’entreprise.

Les ventes de titres de transport (hors forfait) ne sont pas prises en compte.

Chaque année, l’opérateur de voyages ou apparenté doit adresser :

• à son garant, tous les documents nécessaires à une juste évaluation du risque susceptible d’être supporté ;
• à la commission d’immatriculation, une attestation de garantie financière délivrée par le garant (en cas de changement de garant, une nouvelle attestation doit être envoyée).
• Le nom et l’adresse du garant doivent figurer dans :
• la correspondance ;
• les documents contractuels ;
• le site internet de l’agence.

C’est quoi l’Assurance de responsabilité civile professionnelle ?

L’assurance de responsabilité civile professionnelle prend en charge la réparation d’un dommage causé par l’opérateur (ou ses préposés) à des clients, à des prestataires (ou à des tiers) par suite de fautes, erreurs, omissions ou négligences commises lors de la vente (ou de l’exécution des prestations).

L’opérateur de voyage ou apparenté doit indiquer clairement à ses clients les risques couverts et les garanties souscrites.

Il doit également attester de la validité de ce contrat chaque année auprès de la commission d’immatriculation.

Le professionnel est responsable de plein droit quand il vend un forfait touristique.

En bref …

Vous l’aurez donc bien compris, faire appel à un partenaire pour créer, organiser et vendre des prestations de voyage ou des prestations évènementielles packagées incluant un service de voyage (voir ci-dessus C’est quoi un forfait touristique), c’est bien … vérifier ses habilitations et ses garanties, c’est encore mieux pour toujours plus de transparence et de sécurité.

Depuis plus de 10 ans, l’agence Lodge Attitude propose à ses clients 100% entreprises, des prestations évènementielles en France comme à l’international

• Voyage Incentive
• Week-end récompense
• Séminaire d’entreprise
• Convention stratégique
• Evènement thématique
• …

Nous sommes soucieux d’apporter à nos clients toutes les garanties nécessaires pour faire que les prestations soient inspirées et totalement sécurisées.

• Notre Immatriculation Atout France : IM035100032
• Notre Garantie Financière : APST
• Notre Assurance RCP : HISCOX EUROPE

Tous les jours nous oeuvrons pour que tous les acteurs du Voyage et apparentés soient « réglos » !. C’est un travail d’équipe.

www.lodge-attitude.com

Contact : David JAMES

Source Apst 

Source Atout France

Source Service public