MICE | Meetings, Incentives, Conferencing, Exhibitions

RSE | Responsabilité Sociétale des Entreprises

Notre planète va mal. Le réchauffement climatique, les catastrophes naturelles de plus en plus fréquentes, l’effondrement de la biodiversité, la poursuite de la croissance démographique… Les raisons de s’inquiéter sont multiples, et les prises de conscience bien tardives. Mais les entreprises ont bien compris à la fois leur responsabilité en la matière, et l’impact positif de leurs actions sur leur image. Pour beaucoup d’entre elles, le développement durable fait désormais partie intégrante de leur ADN.

Le MICE durable pour les entreprises devient donc une évidence dans notre quotidien.

1 – DEMARCHE D’ENTREPRISE …

La démarche s’inscrit notamment dans le cadre de la responsabilité sociétale des entreprises (RSE), dont l’environnement est l’une des composantes. Et la France fait plutôt la course en tête. D’après la dernière étude intitulée «Comparatif de la performance RSE des entreprises françaises avec celle des pays de l’OCDE et des BRICS», elle s’est même hissée pour la première fois sur le podium mondial l’an dernier, derrière la Suède et la Finlande. «Près de 70% des PME/ETI (moins de 1 000 salariés) et 75% des grandes entreprises disposent désormais d’un système de gestion de la RSE ‘adapté’ ou ‘exemplaire’», estime cette même étude.

« Chez Lodge, nous saluons cette véritable dynamique de conscience de la part de nos entreprises françaises. Nous nous en apercevons de plus en plus dans les briefs de nos clients. »

David James – Co fondateur de Lodge Attitude.

Le MICE (Meetings, incentives, conferencing, exhibitions») apparaît comme un secteur moteur du développement durable. Les entreprises sont de plus en plus nombreuses à vouloir concilier les événements qu’elles organisent avec le respect de l’environnement.

L’ensemble des acteurs du secteur s’emploie à rendre les événements davantage durables aujourd’hui, qu’il s’agisse des agences événementielles, des fournisseurs et autres prestataires, des destinations, des pouvoirs publics et territoires, et bien sûr des interlocuteurs du MICE dans les entreprises, travel manager, meeting-planner, acheteur travel, assistant(e) de direction…

« Lors d’accompagnement de nos clients dans leur démarche en terme de stratégie événementielle et relationnelle, les dirigeants sont réellement impliqués. »

Les professionnels du secteur s’exposent à une double sanction si elles ne font pas d’efforts en matière d’environnement, celle des donneurs d’ordre d’un côté, des participants à l’événement de l’autre. Ces derniers sont à l’image de la société, de plus en plus sensibles aux problématiques éco-responsables.

Les jeunes notamment réclament des bonnes pratiques environnementales, comme le soulignent les enquêtes sur les Millenials. Et les entreprises se doivent de considérer des alternatives à des événements par nature éphémères, telles la visio-conférence. D’où l’importance majeure des associations événementielles à vanter les atouts des rencontres professionnelles.

« C’est vrai que les nouvelles générations, qui deviennent nos interlocuteurs de référence ont une sensibilité marquée sur toutes ces actions. C’est au cœur de leurs réflexions, il faut en tenir compte en permanence. »

Clotilde Auphan  – Co fondatrice de Lodge Attitude.

LEVENEMENT, l’association des agences de communication événementielles, s’est ainsi dotée en juin dernier d’une direction RSE, pilotée par Christophe Cousin de l’agence Win-Win. Son ambition est de conduire l’ensemble de ses membres à une certification ISO 20121, avec déjà une moitié d’entre eux d’ici fin 2021.

>> Cette norme, rappelons-le, s’applique spécifiquement aux organisations qui participent à l’organisation d’événements. Elle définit une série de mesures visant à rendre un événement plus responsable. Christophe Cousin annonce également l’élaboration en cours d’une charte a minima qui devrait voir le jour cette année, conçu en liaison avec l’agence Green Evénements.

Bertrand Biard, directeur de LEVENEMENT, regrettait pourtant, dans une récente tribune, que l’événementiel soit de plus en plus pointé du doigt pour le gaspillage et la pollution qu’il peut générer. «Et pourtant, cette filière a été l’une des premières à se préoccuper de son empreinte carbone ! Beaucoup d’efforts ont été réalisés dans ce domaine, en premier lieu avec l’engagement des prestataires (sites, technique, restauration…), avec la généralisation des efforts énergétiques, de l’économie circulaire ou encore du recyclage. »

Pour Bertrand Biard, ces événements doivent être considérés aussi au regard du digital «dont on mesure encore mal le redoutable effet de pollution, mais surtout par le fait que la (nécessaire) prévoyance écologique ne peut pas occulter le besoin fondamental de la rencontre et des échanges dont ces métiers sont l’apanage.»

L’UNIMEV (Union française des Métiers de l’Evénement), forte de plus de 450 entreprises-membres (90 % du marché Evénement en France), accompagne également la filière dans de nouvelles ambitions de Responsabilité sociétale. Elle a validé avec l’Etat, le 5 juin dernier, le principe d’un contrat Engagement Croissance Verte (ECV). Ce nouveau plan d’économie circulaire, en cours d’élaboration, comprend une étude de faisabilité visant à établir des objectifs pour le secteur.

La démarche éco-responsable suppose dans le même temps de modifier ses choix organisationnels. Pas toujours facile quand on sait qu’un événement MICE est presque toujours associé à un déplacement. Et que l’avion est bien souvent la seule option possible…

2 – DESTINATION & PRESTATAIRES S’ENGAGENT …

Le choix de la destination, de l’agence événementielle, du centre de congrès ou du traiteur répond de plus en plus à des exigences éco-responsables.

« Pour le client final, c’est à nous en tant qu’agence événementielle, de mettre en lien la destination avec les objectifs, les enjeux et les exigences éco-responsables des entreprises. »

Certaines destinations «vertes» jouent avec succès la carte de l’éco-tourisme, y compris sur le segment Mice. La nature est le principal atout de pays tels la Suisse, la Norvège, le Costa Rica… L’objectif, sur d’autres destinations, est de préserver les sites visités, de respecter les populations locales avec des comportements appropriés. Mais même sur des destinations vertueuses en la matière se pose la question du mode de transport pour s’y rendre, du bilan carbone.. L’organisation d’un événement professionnel suppose donc, comme première démarche, de mesurer et analyser les rejets de gaz à effet de serre de son déplacement. Ce qui passe par différentes options, le choix d’une destination moins lointaine, d’une compagnie aérienne plus engagée, du train au détriment de l’avion…

« C’est pourquoi, nous avons lancé : Menorca Island by Lodge Attitude, une destination, des prestations à la hauteur des attentes de nos clients en quêtre de sens et de valeurs. Minorque, terre d’événement, qui se mérite. »

Le mice durable pour les entreprises, comme pour les agences, commence déjà par le choix des prestataires qui devient décisif. Des secteurs entiers témoignent d’un engagement fort.

La nature de leur activité aura par exemple permis aux traiteurs d’avancer plus vite que d’autres dans les bonnes pratiques. Le réseau Traiteurs de France, qui réunit la quarantaine de traiteurs de l’Hexagone, a été accompagné dans sa démarche par Green Événements. Parmi ses initiatives, le don par ses membres des surplus alimentaires. Les «standistes» (concepteurs de stands) s’inscrivent aussi dans une logique de démarche groupée, à l’initiative notamment de LEADS, une association réunissant les principaux professionnels du stand et du design événementiel et commercial, accompagnée là encore dans sa démarche par Green Événements.

Les centres de congrès sont également nombreux à mettre en avant leur approche éco-responsable. France Congrès et Événements estime que 55% des 45 membres du réseau ont obtenu une certification ou sont engagés dans sa démarche «Qualité et développement durable», soit 25 engagements auxquels ils doivent répondre de manière stricte. Lille Grand Palais par exemple, s’emploie à répondre aux exigences croissantes des donneurs d’ordre ; il est certifié ISO 9001, ISO 14001 et «Qualité et Développement Durable», et cible à l’horizon de dix-huit mois la certification ISO 20121. L’engagement du centre de congrès lillois s’illustre par exemple par la valorisation de 38% de ses déchets.

Certifié également «Qualité et Développement Durable», le Palais des Congrès de Dunkerque (Kursaal) a lui aussi formalisé toute une série d’engagement, dont le choix par exemple de kWh Équilibre d’EDF Entreprises, lui permettant d’acheter 100% d’électricité produite à partir de sources d’énergies renouvelables. Destination Rennes Tourisme & Congrès a de son côté lancé une charte Eco-Responsable en juin 2018, laquelle compte aujourd’hui plus d’une centaine de signataires. A Metz, dotée depuis peu d’un nouveau centre de congrès, des efforts sont réalisés en matière d’éco-mobilité, avec par exemple la mise en place d’un service de bus hybride, le Mettis, privatisable pour des événements. Destination Nancy a noué un partenariat avec la Banque Alimentaire, afin d’éviter le gaspillage alimentaire dans le cadre des grands événements, en liaison avec des associations locales. Le Centre International Deauville souligne pour sa part le travail de recyclage et de revalorisation des moquettes, en partenariat avec une entreprise de l’Orne.

Les hôtels ne sont pas en reste. Le label La Clé Verte (Green Key) identifie les établissements respectant un cahier des charges éco-responsable. Marseille s’est engagée à financer un audit avec pour objectif de labéliser Clef Verte 80% des hôtels marseillais d’ici les JO de 2024. De nombreux hôtels sont certifiés Green Globe. Les grands groupes hôteliers prennent aussi des initiatives en la matière. Accor s’est engagé dès 2012 dans des objectifs ambitieux avec son programme Planet 21.

« Oui, notons que nos prestataires sont en alerte et ont, pour certains, lancer depuis longtemps une démarche RSE efficace. Chez Lodge, nous priorisons un référencement sélectif en France, comme à l’international. »

Certains lieux de séminaires s’inscrivent totalement dans ces démarches éco-responsables. En Suisse, Chateauform’ s’est vu confier la gestion de Montagne Alternative, un ancien hameau de bergers reconvertie en «maison du séminaire», au cœur des Alpes suisses, à 1h de route de Genève. Ce lieu dédié aux séjours connectés à la nature a obtenu la certification B Corp octroyée aux entreprises répondant à des exigences sociétales et environnementales. Cette même démarche éco-responsable se retrouve dans de nombreux lieux proches de Paris, tel le Chateau de Villiers-le-Mahieu (Yvelines).

Les agences événementielles sont également très investies dans le développent durable. Et l’association des agences de communication événementielles LEVENEMENT a pour ambition de conduire l’ensemble de ses membres à une certification ISO 20121. Certaines agences vont plus loin et se positionnent sur le Mice durable. For Event a conçu l’animation indoor Game au Vert (jusqu’à 100 personnes) afin de sensibiliser aux thématiques du développement durable dans une approche ludique. Out Of Reach, créé il y a deux ans, s’est spécialisé dans le séminaire en pleine nature (montagne, mer, forêts, rivières), de l’écolodge exclusif au campement éphémère, pour des groupes jusqu’à 300 personnes, à Chamonix, en Camargue, Provence, Sardaigne ou Portugal. Connexion nature, voyagiste spécialisé dans l’environnement et l’animation nature pour les entreprises, entend «reconnecter l’humain à sa propre nature». Widetrip, forte du tout nouveau label de tourisme équitable de l’ATES (Association pour le Tourisme Equitable et Solidaire), invite à découvrir un territoire de manière ludique tout en valorisant le savoir-faire local, dans le cadre d’offres sur mesure (team-buildings, séminaires, etc).

Il faut aussi mentionner des initiatives prises aussi au niveau régional. On signalera ainsi le label «événement éco-engagé» lancé par l’association “Réseau Eco-Evénement” (REEVE) basée à Nantes, dont l’objectif est d’accompagner la filière événementielle vers la transition écologique. Ce dispositif a été co-construit l’an dernier par les organisateurs d’événements et professionnels de la filière événementielle des Pays de la Loire. REEVE s’est notamment inspiré de la charte d’engagement des associations ”Eco-Manifestations Alsace” et “Planet RSE”.

« C’est en innovant, en proposant et en s’alliant que tous les acteurs du MICE, tireront vers le haut toutes ces initiatives pour rendre nos événements à forte valeurs ajoutée, dans un respect environnemental et sociétal. »

3 – NORMES etc …

Le secteur de l’événementiel apparaît aujourd’hui comme une filière en pointe en matière de développement durable. Encore faut-il le faire savoir, se fixer des objectifs à atteindre, prendre des engagements… et les tenir ! Pour ce faire, les professionnels du Mice ont l’embarras du choix, au regard de la profusion de chartes, normes, certifications, labels…

Pas toujours facile de s’y retrouver. En voici une liste (presque) exhaustive…

Les normes ISO aident à la mise en place de programmes d’actions :

• La norme ISO 20121 s’applique spécifiquement aux organisateurs d’événements. Elle définit les exigences génériques pour mettre en place un système de management responsable de l’événement. Norme de moyen (et non de résultat), elle est apparue en 2012 pour les JO de Londres. Elle s’inspire de la norme britannique BS 8901 conçue pour l’occasion, ayant pour objectif d’encadrer l’organisation d’événements. Cette norme promeut ainsi le développement durable intégré à l’activité événementielle. Elle est évaluée par un audit approfondi. Parmi les associations qui entendent certifier leurs adhérents, on citera LEVENEMENT

• La norme ISO 9001 permet à toute organisme du secteur public ou privé de développer un système de management de la qualité. L’objectif principal est de renforcer la satisfaction client grâce à la mise en œuvre d’un système d’amélioration continue.

• La norme ISO 14001 est une norme de management visant à définir un programme de management environnemental (objectifs, cibles, actions, évaluations, amélioration). Elle s’applique à toute entreprise et organisme de toute taille et de tout type d’activité soucieux de l’impact environnemental de ses activités.

• La norme ISO 26000, volontaire et non certifiable, a été mis en place en 2010 pour accompagner les entreprises dans leurs démarches durables . Elle s’applique à toute entreprise et organisme de toute taille et de tout type d’activité, public ou privé, et fixe sept principes qui doivent guider les organisations dans la prise en charge de leur responsabilité sociétale. Les bureaux de certifications proposent différents modèles pour évaluer la maturité des pratiques ISO 26000 des organisations.

Les outils de certification (chartes, labels, Index…) évaluent les actions liées au développement durable :

• Le Green Globe est un programme international de notation et de certification conçu pour les professionnels du voyage et reconnu par l’OMT et le WTTC. Il récompense les efforts des entreprises de tourisme dans leurs démarches sur les plans sociaux, économiques, culturels et environnementaux. Pour l’obtenir, il faut compléter plus de 50% des 380 critères concrets et adaptés au secteur. Cette certification est évaluée par un audit approfondi.

• La Charte Qualité & Développement Durable de France Congrès et Événements répond à 25 critères destinés à ses adhérents. Ces critères sont répertories en trois principes : 1) accompagner le client pour un événement réussi ; 2) communiquer et sensibiliser sur l’éco-responsabilité ; 3) agir en faveur de la préservation de l’environnement. La charte est évaluée par un audit.

• Le Global Destination Sustainability Index est un programme créé par 15 villes scandinaves en partenariat avec MCI et l’ICCA (International Congress & Convention Association) ; il vise à mesurer, comparer et améliorer la stratégie et performance durable des destinations MICE. Partenaire officiel du Programme des Nations Unies One Planet, il est suivi par une cinquantaine de destinations tourisme et MICE.

• Le collectif Eco-évènement, réunion de sept associations de la filière événementielle dont l’ANAé (intégrée depuis dans LEVENEMENT avec l’AACC et le Raffut), a conçu une charte toujours très instructive, à consulter sur le site eco-evenement.org. Eco-Evenement a été créé à l’initiative de deux professionnels du secteur investis depuis de longues années de l’événementiel durable, Dan-Antoine Blanc-Shapira, fondateur de l’agence Sensation!, et Benoît Desveaux, directeur général du groupe Hopscotch.

• La Charte en faveur du développement durable LUCIE permet d’identifier les entreprises qui s’engagent en faveur du développement durable dans les domaines sociaux, économiques et écologiques.

Les autres labels :

• Le Label Prestadd, créé par le Synpase, est attribué aux parties prenantes de l’audiovisuel, du spectacle et de l’événement respectant un référentiel de bonnes pratiques s’appuyant sur des critères sociaux, économiques et environnementaux.

• Le Label Haute Qualité Environnementale (HQE) vise à limiter l’impact d’une opération de construction sur l’environnement.

• Le Label Imprim’vert certifie une action respectueuse de l’environnement

• L’AFAQ fixe le degré d’intégration des principes du développement durable.

Les autres initiatives :

• Le contrat Engagement Croissance Verte (ECV) est un plan d’économie circulaire conclu entre l’État français et les porteurs de projets privés. Établi pour une durée de trois ans, il vise à lever les freins identifiés par les acteurs économiques, et notamment ceux liés à l’innovation pour la transition écologique, ainsi qu’à valoriser les projets pionniers innovants en matière d’économie circulaire pour en assurer la diffusion à l’ensemble de la filière concernée. Les avancées obtenues dans un ECV doivent pouvoir bénéficier, à terme, à l’ensemble des acteurs présents sur la même thématique. L’un d’eux a été conclu avec l’’UNIMEV (Union française des Métiers de l’Événement) en juin dernier.

• L’Event Industry Council, fédération internationale de professionnels de l’événementiel, a récemment lancé un nouveau «Centre for Sustainable Events», une plateforme à but éducatif destinée à former et à informer sur les mesures à adopter pour produire des événements durables. Ce programme s’inscrit dans le cadre d’une Convention-cadre des Nations Unies sur les changements climatiques. Le CSE s’est d’abord employé à élaborer des normes relatives aux événements durables. Il délivre également des certifications aux participants à ses sessions de formation, organise des webinaires, édite un bulletin d’informations… certification vise à offrir aux agences membres de l’association un positionnement différenciant, dans un contexte où elles doivent de plus en plus défendre leur valeur ajoutée.

QUELQUES GESTES ECO-FRIENDLY

Le mice durable pour les entreprises répond à un certain nombre d’engagements. Cette démarche peut se retrouver dans les toutes les étapes de l’organisation d’un événement, qu’il s’agisse du choix du lieu d’accueil à de la gestion des déchets, en passant par le recyclage et les moyens d’éviter le gaspillage alimentaire. Voici une liste non exhaustive des nombreuses solutions pratiques et petits gestes permettant de «verdir» son événement.

Au niveau du transport :

• Des sites sont mieux desservis que d’autres, en avion en évitant (au maximum) les correspondances, et surtout en train…

• Une fois sur place, on privilégiera les lieux événementiels accessibles à pied depuis les hôtels environnants, les plus centraux, permettant d’éviter les transports en cars et autres moyens de locomotion motorisés. Un plan d’accès entre les différents lieux de l’événement peut être utile pour se repérer aisément. A défaut d’un site accessible à pied, on peut optimiser un système de navettes, privilégier les transports en commun, le covoiturage, des voitures électriques…

Au niveau du lieu de l’événement :

Certains lieux s’inscrivent clairement dans une logique de développement durable. Des bâtiments optimisent la dépense d’énergie (éclairage basse consommation, chauffage et climatisation maîtrisés, production d’énergie renouvelable…), la consommation d’eau, le tri sélectif. On peut faciliter son choix en optant pour une ville s’inscrivant dans une démarche «Qualité et développement durable», pour un hôtel labellisé Clé Verte…

Au niveau des matériels utilisés sur les événements :

On peut opter pour des décors et mobiliers réutilisables ou conçus dans des matériaux recyclables et naturels (bois). Certains organisateurs d’événements ont par exemple récupéré des éléments de décoration chez Emmaüs. On peut aussi remplacer la moquette à base de plastique par la moquette en dalle, réutilisable. Côté matériel d’éclairage et de sonorisation, le mieux est de privilégier la location plutôt que l’achat. Pour le nettoyage, on optera pour des produits d’entretien écologiques. Et pour les documents imprimés indispensables, privilégiez le papier recyclé.

Au niveau de la restauration :

On peut privilégier la production locale et les produits de saison, choisir les circuits courts, cuisiner sur place, utiliser une vaisselle réutilisable. Les Traiteurs de France se veulent des exemples en la matière, avec l’ambition de générer le moins de déchets possible (ou . .Évidemment, le plastique est à bannir… Une eau filtrée servie dans des bouteilles en verre remplacera les bouteilles en plastique.

Choisir un référent durable :

Intégrer une démarche RSE dans l’événementiel passe souvent par la mise en place d’une véritable stratégie. Une personne de l’entreprise peut se voir confier comme mission de veiller à sensibiliser les équipes en charge de l’organisation de l’événement, informera sur la démarche durable, orientera les choix, s’emploiera à mobiliser les moyens nécessaires pour «verdir» l’événement.

Au niveau du choix des prestataires :

Des palais des congrès, agences événementielles, traiteurs et autres «standistes» sont toujours plus nombreux à miser sur l’éco-responsabilité, ont pris des engagements et affichent des démarches de labellisation et certification (ISO 20121, Charte Qualité & Développement Durable de France Congrès, etc).

Au niveau des déchets :

On doit prévoir des poubelles en nombre suffisant et qui facilitent le tri sélectif.

Nous sommes tous impliqués, entreprises, agences, institutionnels comme pestataires pour proposer une démarche saine, efficace et porteur de sens, pour nous et nos futures générations.

Le MICE, n’est-il pas une histoire de valeurs pour des impacts mesurés, à dimension planétaire, en tout cas, chez Lodge Attitude, nous en sommes convaincus, conscients et impatients de toucher du doigt notre humble participation à travers les événements organisés pour nos clients entreprise.

Par Vincent de Monicault – Déplacements des pros

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